Comment modifier une fiche client de rendez-vous ?
Ouvrez le menu Clients, cliquez sur la ligne du client, puis sur le bouton Modifier en haut de sa fiche. Corrigez les champs dans la fenêtre « Modifier le client » et cliquez sur Enregistrer : la fiche client et tous ses rendez-vous affichent aussitôt les nouvelles coordonnées.
Info
Vous découvrez Madate ? Madate est un logiciel français qui prend vos rendez-vous en ligne à votre place, 24 h/24. Chaque réservation alimente votre fichier clients : coordonnées, historique, absences. Vous gardez l'œil sur vos habitués sans rien recopier. Voir la gestion des clients avec Madate.
Étape 1 sur 5
Ouvrez Clients et retrouvez votre client
Cliquez sur Clients dans le menu latéral. La liste affiche le nombre de clients de l'espace et quatre colonnes : Client, Téléphone, Proch. RDV et RDV (nombre total de rendez-vous).
- Recherche : tapez un nom, une adresse e-mail ou un numéro dans le champ « Rechercher par nom, email ou téléphone... ».
- Filtre « Tous les clients » : il sépare les particuliers des professionnels.
- Interrupteur « RDV à venir » : il ne garde que les clients qui ont un prochain rendez-vous.
- Tri : cliquez sur l'en-tête Client, Proch. RDV ou RDV.
Les pastilles à côté du nom vous renseignent d'un coup d'œil : « Particulier » ou « Pro », et « Nouveau » pour un client créé il y a moins de 7 jours. La liste affiche 25 clients par page.
Étape 2 sur 5
Ouvrez la fiche client et lisez son historique
Cliquez sur la ligne du client : sa fiche s'ouvre. En haut, quatre compteurs résument la relation : rendez-vous, présence (en %), total payé et absences. Juste dessous, « Premier RDV » et « Dernier RDV » donnent les dates clés. Pour retracer ce qui s'est passé sur un rendez-vous précis (reports, e-mails, commentaires), voir suivre l'historique d'un rendez-vous.
La fiche client compte trois onglets :
- Rendez-vous : tous ses rendez-vous, filtrables par statut et par période, avec le service, l'agent, la date, l'horaire, le statut et le montant. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le rendez-vous.
- Commentaires : les remarques de l'équipe, datées et signées.
- Factures : les factures Wuro de ses rendez-vous, si Wuro est connecté.
Le bloc Contact affiche ses coordonnées. Le bouton Nouveau RDV réserve un créneau pour ce client sans ressaisir ses informations.
Étape 3 sur 5
Cliquez sur « Modifier » et corrigez les coordonnées
Sur la fiche, cliquez sur Modifier. La fenêtre « Modifier le client » s'ouvre avec les informations actuelles.
- Prénom, Nom et Email sont obligatoires (marqués d'un astérisque).
- Téléphone, Adresse, Code postal, Ville et Pays sont facultatifs.
- La photo se change avec le bouton en haut de la fenêtre : PNG, JPEG ou WebP, 5 Mo maximum.
L'adresse e-mail et le téléphone sont uniques dans l'espace. Si un autre client les utilise déjà, Madate refuse l'enregistrement et affiche un lien vers sa fiche.
Étape 4 sur 5
Complétez les Notes et le statut professionnel, puis enregistrez
Activez l'interrupteur Client professionnel pour une entreprise : les champs Nom de l'entreprise, SIREN (9 chiffres) et N° TVA intracommunautaire (format FR12345678901) apparaissent. Désactiver l'interrupteur efface ces trois champs à l'enregistrement.
Le champ Notes garde ce qui compte pour le prochain rendez-vous : une préférence, une allergie à un produit, un accès difficile. Cliquez sur Enregistrer : le message « Client modifié » confirme la mise à jour.
Les rendez-vous du client affichent aussitôt ses nouvelles coordonnées. Les prochains e-mails et SMS partent vers la nouvelle adresse et le nouveau numéro. La modification, elle, n'envoie aucun message au client.
Attention
Les Notes figurent dans l'export de données que votre client peut télécharger depuis son portail. C'est son droit d'accès à ses données personnelles, rappelé par la CNIL. N'écrivez donc dans les Notes rien que le client ne doive pas lire.
Étape 5 sur 5
Réinitialisez les absences d'un client bloqué
Chaque rendez-vous marqué Non honoré ajoute une absence au compteur de la fiche client. Au-delà du seuil réglé dans Paramètres → Rendez-vous → « Seuil de blocage des clients (absences) », 3 par défaut, le client ne peut plus réserver en ligne un service sans paiement à la réservation. Stratégie complète contre les absences : réduire les rendez-vous non honorés.
Pour lui rouvrir la réservation, ouvrez sa fiche, cliquez sur le menu ⋯ à côté de Nouveau RDV, puis sur Réinitialiser absences. Le message « Compteur d'absences réinitialisé » confirme l'action. Ce menu n'apparaît qu'aux managers, et seulement si le client a au moins une absence.
Astuce
Un seuil trop bas bloque un bon client après deux imprévus. Un seuil trop haut ne protège plus vos créneaux. Ajustez-le dans Paramètres → Rendez-vous selon la valeur de vos prestations.
Créer une fiche client à la main
Pour un client qui appelle ou passe au cabinet, créez sa fiche vous-même. Dans Clients, cliquez sur Ajouter un client, remplissez Prénom, Nom et Email, puis cliquez sur Ajouter. Le champ Notes n'existe pas à la création : ajoutez la fiche, puis ouvrez-la et cliquez sur Modifier pour l'y saisir.
Supprimer une fiche client
Seul un manager voit le bouton Supprimer ce client, en bas de la fiche. Si le client a des rendez-vous à venir, Madate bloque la suppression : annulez-les d'abord. Sinon, confirmez avec Supprimer. La suppression est irréversible : les rendez-vous passés sont conservés, mais ne sont plus liés à aucun client.
Ce que votre client modifie lui-même dans son portail
Votre client corrige souvent ses coordonnées sans vous appeler. Depuis le bouton « Accéder à mon espace » de ses e-mails, il ouvre son portail client, puis « Modifier mes infos ». Il peut y changer son prénom, son nom, son e-mail, son téléphone, son adresse et sa photo. Le pays, le statut professionnel et les Notes restent entre vos mains.
Importer et exporter votre fichier clients
Les boutons Importer et Exporter de la liste Clients font passer votre fichier clients d'un outil à l'autre, au format CSV. L'import ignore les doublons. L'export reprend coordonnées, informations professionnelles et Notes.
Si la modification d'une fiche client ne fonctionne pas
Le message « Un autre client utilise déjà cet email » s'affiche
Deux fiches ne peuvent pas partager la même adresse e-mail ni le même téléphone. Madate ne fusionne pas les doublons : cliquez sur le lien vers l'autre fiche, gardez la plus complète et supprimez l'autre une fois ses rendez-vous à venir annulés.
Je ne retrouve pas un client dans la liste
Tapez son nom, son e-mail ou son téléphone dans le champ de recherche : c'est le chemin le plus court vers une fiche client précise. Vérifiez aussi que l'interrupteur « RDV à venir » et le filtre « Tous les clients » ne masquent pas sa fiche.
Le bouton « Supprimer ce client » est absent ou bloqué
Le bouton est réservé au rôle Manager. S'il affiche « Annulez-les avant de pouvoir supprimer ce client », annulez d'abord ses rendez-vous à venir depuis le menu Rendez-vous.
« Le SIREN doit contenir exactement 9 chiffres »
Le SIREN compte 9 chiffres, sans espace ni lettre. Le numéro de TVA suit le format FR, 2 caractères puis 9 chiffres. Laissez le champ vide si vous ne l'avez pas.
Questions fréquentes sur la fiche client
Le client est-il prévenu quand je modifie sa fiche ?
Non. Modifier une fiche client dans Madate n'envoie aucun message au client. Ses prochains e-mails et SMS partent simplement vers les coordonnées corrigées.
Peut-on fusionner deux fiches client en doublon ?
Non, la fiche client Madate ne propose pas de fusion. Madate bloque l'enregistrement d'un e-mail ou d'un téléphone déjà pris : gardez une fiche et supprimez l'autre.
Un agent peut-il modifier une fiche client ?
Oui. Un agent comme un manager peut ajouter et modifier une fiche client. Supprimer un client et réinitialiser ses absences sont réservés aux managers.
Comment débloquer un client après plusieurs rendez-vous non honorés ?
Ouvrez sa fiche client, cliquez sur le menu ⋯, puis sur Réinitialiser absences. Le seuil de blocage, 3 absences par défaut, se règle dans Paramètres → Rendez-vous.
La gestion des clients est-elle incluse dans l'offre Free ?
Oui. La liste Clients et la fiche client sont incluses dès l'offre Free, sans limite de durée ni carte bancaire. L'offre Free accepte 5 rendez-vous par mois et 1 service : voir les offres Madate.
Quelle différence entre les Notes et les Commentaires ?
Les Notes sont un champ unique de la fenêtre « Modifier le client », lisible par le client dans l'export de ses données. Les Commentaires sont un fil de remarques de l'équipe, datées et signées, dans l'onglet du même nom.
Votre fichier clients se remplit seul, à chaque réservation
Vos clients réservent en ligne, leur fiche se crée toute seule. Vous n'avez plus qu'à la tenir à jour.
Gratuit, sans carte bancaire, sans limite de durée.