Comment reporter un rendez-vous client ?
Pour reporter un rendez-vous client dans Madate, ouvrez le rendez-vous depuis le menu Rendez-vous ou le Calendrier, puis cliquez sur « Reporter ». La fenêtre « Reprogrammer le rendez-vous » vous fait choisir une date, puis un créneau libre, et le client reçoit sa nouvelle date par e-mail.
Info
Vous découvrez Madate ? C'est un outil français de prise de rendez-vous en ligne. Vos clients réservent seuls, à toute heure, et vous gérez vos rendez-vous, vos agents et vos clients au même endroit, avec des rappels e-mail (et SMS avec l'option SMS) et la synchronisation Google Agenda ou Outlook. Voir le planning en ligne de Madate.
Étape 1 sur 5
Ouvrez le rendez-vous depuis Rendez-vous ou le Calendrier
Cliquez sur Rendez-vous dans le menu latéral. La liste « Rendez-vous à venir » affiche le service, la date et l'heure, le client, le statut et l'agent. Les filtres « Tous les statuts », « Tous les services », « Tous les agents », « Tous les clients » et « Toutes les dates » réduisent la liste en un clic.
Cliquez sur la ligne du rendez-vous : sa fiche s'ouvre. Vous préférez la vue agenda ? Ouvrez Calendrier (vues « Jour », « Semaine » ou « Mois ») et cliquez sur le rendez-vous. Depuis une fiche client, l'onglet « Rendez-vous » mène aussi à chaque rendez-vous.
Un rendez-vous passé ou annulé se trouve dans l'onglet Archivés de la liste Rendez-vous.
Étape 2 sur 5
Lisez la fiche rendez-vous avant de la modifier
La fiche rendez-vous rassemble tout ce qu'il faut savoir avant de toucher à quoi que ce soit. Le bandeau du haut affiche le Statut, le Service, la Date et l'Heure. Deux onglets : Détails et Timeline, l'historique de ce qui s'est passé sur le rendez-vous, détaillé dans suivre l'historique d'un rendez-vous.
Dans l'onglet Détails, vous trouvez :
- Type de rendez-vous : sur place, en visio ou par téléphone. Pour une visio, le lien se copie, et le crayon permet de le remplacer.
- Options choisies, Réponses aux questions et Commentaire client : ce que le client a saisi en réservant.
- Commentaires de l'équipe : vos notes internes. La mention « Vos clients ne verront pas ce commentaire » le rappelle sous le champ.
- Informations client : nom, e-mail, téléphone et lien « Voir la fiche client ».
- Agent assigné, avec le bouton Modifier.
Les actions sont en haut de l'onglet : « Reporter », « Annuler », « Non honoré » et « Marquer terminé ».
Étape 3 sur 5
Cliquez sur Reporter et choisissez le nouveau créneau
- Cliquez sur Reporter. La fenêtre « Reprogrammer le rendez-vous » s'ouvre au nom du service.
- Sélectionnez une date parmi les deux mois affichés. Les dates grisées ne sont pas disponibles : fermeture, congés de l'agent, etc.
- Sélectionnez un créneau horaire. Seuls les créneaux libres de l'agent apparaissent. Le lien « Modifier la date » vous ramène au calendrier.
- Vérifiez la Nouvelle date et heure, puis cliquez sur Confirmer le report.
Le message « Rendez-vous reprogrammé avec succès » s'affiche. Le report garde le même service, la même durée et le même agent. Le client reçoit un e-mail avec sa nouvelle date.
Astuce
Le client vous appelle pour changer d'heure dans la même journée ? Dans le Calendrier, faites glisser le rendez-vous vers le nouveau créneau, puis confirmez dans la fenêtre « Déplacer le rendez-vous ? ». Pour une heure précise (9 h 45 par exemple), passez plutôt par « Reporter ». Le glisser-déposer en détail : utiliser l'agenda partagé de l'équipe.
Étape 4 sur 5
Changez l'agent assigné au rendez-vous
Un collègue reprend le rendez-vous ? Dans le bloc Agent assigné, cliquez sur Modifier. La fenêtre « Changer l'agent assigné » s'ouvre.
- Choisissez le nouvel agent. L'option « Non assigné » retire l'assignation.
- Lisez les alertes : Madate signale un agent en congés, absent ce jour-là, hors de ses horaires ou déjà pris sur ce créneau.
- Cliquez sur Confirmer. Le message « Agent modifié avec succès » s'affiche.
Le nouvel agent est prévenu par e-mail. Le changement d'agent est réservé au rôle Manager : un agent ne voit pas le bouton « Modifier ».
Étape 5 sur 5
Mettez à jour le statut : annulé, non honoré ou terminé
Le statut dit où en est le rendez-vous. Chaque bouton de la fiche le change :
- Confirmer le rdv : sur un rendez-vous En attente, il le valide et prévient le client par e-mail.
- Annuler : la fenêtre « Annuler le rendez-vous » propose un « Motif d'annulation (optionnel) », repris dans l'e-mail envoyé au client. Cliquez sur Confirmer l'annulation.
- Non honoré : le client n'est pas venu. Le bouton s'active une fois l'heure du rendez-vous passée. Un second clic retire le marquage.
- Marquer terminé : le rendez-vous a eu lieu. Le bouton s'active une fois le rendez-vous fini.
Attention
Une annulation ne rembourse pas le client toute seule. Si le rendez-vous a été payé en ligne, cochez Rembourser le client dans la fenêtre d'annulation, puis vérifiez le remboursement dans votre tableau de bord Stripe. Le paiement en ligne est disponible dès l'offre Pro, voir les offres Madate.
Comprendre les statuts d'un rendez-vous
Un rendez-vous Madate a toujours un statut. La pastille de la fiche dit « Confirmé », les filtres de la liste et du Calendrier disent « Approuvé » : c'est le même statut. Le détail de chaque statut et des e-mails envoyés : valider un rendez-vous en attente et gérer ses statuts.
| Statut | Ce qu'il signifie | Comment il change |
|---|---|---|
| En attente | Le rendez-vous n'a pas encore été confirmé par l'équipe. | Bouton « Confirmer le rdv » ou « Annuler » |
| Confirmé (Approuvé) | Le rendez-vous est validé et planifié. | « Reporter », « Annuler », « Marquer terminé » |
| Terminé | Le rendez-vous a eu lieu et est clôturé. | Statut final |
| Annulé | Le rendez-vous a été annulé par le client ou l'équipe. | Statut final, le rendez-vous passe dans Archivés |
| Non honoré | Le client ne s'est pas présenté. | Second clic sur « Non honoré » pour retirer le marquage |
Le statut d'un nouveau rendez-vous se règle dans Paramètres → Rendez-vous (« État par défaut ») ou service par service (« État RDV par défaut »). Le même écran propose « Passage automatique en Terminé » et le « Seuil de blocage des clients (absences) », qui empêche un client trop souvent absent de réserver.
Ce qu'un rendez-vous ne permet pas de modifier
Le service, la durée et le client d'un rendez-vous existant ne se modifient pas. Pour un autre service ou une autre durée, annulez le rendez-vous, puis créez-en un nouveau avec le bouton « Nouveau » de la liste Rendez-vous ou « Nouveau rendez-vous » du Calendrier. Le client reçoit alors un e-mail d'annulation, puis un e-mail pour le nouveau rendez-vous.
Votre client peut-il reporter son rendez-vous lui-même ?
Oui. Votre client reporte ou annule son rendez-vous Madate sans vous appeler, tant qu'il n'a pas commencé :
- depuis l'e-mail de rappel, avec le bouton Gérer mon rendez-vous (les rappels e-mail sont inclus dès l'offre Standard) ;
- depuis son portail client, avec le bouton Accéder à mon espace présent dans les autres e-mails de Madate.
Le nouveau créneau respecte vos disponibilités et les règles du service. Aucun délai minimum d'annulation n'est réglable : pour limiter les annulations de dernière minute, demandez un acompte à la réservation (Paramètres → Général → « Paiement à la réservation » → « Acompte requis », dès l'offre Pro).
Si le report d'un rendez-vous ne fonctionne pas
Toutes les dates sont grisées dans Reprogrammer le rendez-vous
Les dates grisées correspondent à une fermeture ou aux congés de l'agent. Vérifiez les « Jours de fermetures » et les « Jours fériés » dans Paramètres → Rendez-vous, puis les « Périodes de congés » dans la fiche de l'agent (Agents → l'agent → Paramètres).
La fenêtre affiche « Aucun créneau disponible »
Le message « L'agent n'a pas de disponibilité ce jour » signale un jour sans plage horaire ou déjà complet. Cliquez sur « Choisir une autre date », ou ajoutez une plage dans l'« Emploi du temps » de l'agent.
Le Calendrier refuse le déplacement du rendez-vous
Le message « Le déplacement créera un conflit. Choisissez un autre créneau. » apparaît quand le jour est fermé, que l'agent est en congés ou qu'il a déjà un rendez-vous à cette heure. Le bouton « Confirmer » reste grisé : choisissez un autre créneau.
Les boutons « Non honoré » et « Marquer terminé » sont grisés
Ces deux boutons attendent l'heure du rendez-vous : « Non honoré » s'active quand le rendez-vous a commencé, « Marquer terminé » quand il est fini. Le bouton « Modifier » de l'agent, lui, n'apparaît qu'avec le rôle Manager.
Questions fréquentes sur le report d'un rendez-vous
Puis-je modifier mon rendez-vous en ligne ?
Oui, si le professionnel utilise Madate : cliquez sur « Gérer mon rendez-vous » dans l'e-mail de rappel, ou sur « Accéder à mon espace » dans un autre e-mail reçu. Vous y trouvez les boutons pour reprogrammer ou annuler, tant que le rendez-vous n'a pas commencé.
Le client est-il prévenu quand je reporte son rendez-vous ?
Oui. Quand vous confirmez un report dans Madate, le client reçoit un e-mail avec sa nouvelle date et sa nouvelle heure. Il n'a rien à faire de son côté.
Peut-on changer le service ou la durée d'un rendez-vous ?
Non. Un rendez-vous Madate garde son service, sa durée et son client. Annulez-le, puis créez un nouveau rendez-vous avec le bon service.
Une annulation rembourse-t-elle automatiquement le client ?
Non. Pour un rendez-vous payé en ligne, cochez « Rembourser le client » dans la fenêtre d'annulation. Le paiement en ligne est disponible dès l'offre Pro.
Peut-on empêcher un client d'annuler au dernier moment ?
Madate ne propose pas de délai minimum d'annulation : le client peut agir jusqu'à l'heure du rendez-vous. L'acompte demandé à la réservation, dès l'offre Pro, reste le meilleur garde-fou contre les annulations tardives.
Un agent peut-il reporter un rendez-vous ?
Oui, un agent peut reporter ou annuler un rendez-vous qu'il voit dans son espace. Changer l'agent assigné est en revanche réservé au rôle Manager.
Vos clients réservent et décalent leurs rendez-vous sans vous appeler
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