1. Accueil
  2. Tutoriels
  3. Gérer son compte et son espace
 

Comment gérer son compte et son espace Madate ?

Pour configurer de façon optimale son logiciel de prise de rendez-vous en ligne, il faut comprendre la notion de compte et d'espace avec Madate. Votre compte contient vos informations personnelles, dont certaines sont reprises par votre compte agent, tandis que votre espace contient les paramètres généraux permettant de configurer la manière dont vous allez proposer des rendez-vous à vos clients.

Votre compte et votre espace sont les fondations qui vont vous permettre de proposer vos prestations de services à vos clients, il est donc primordial de les paramétrer avant même de commencer à ajouter des rendez-vous.

Découvrir Madate

 

 

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à :

 

 

Configurer votre compte

 

Configurer votre espace Madate

 

Comment modifier mon compte et quelles informations y ajouter ?

Comme expliqué plus haut, votre compte contient vos informations personnelles, accessibles uniquement par vous, hormis le numéro de téléphone qui est repris par votre compte agent et qui est visible par toutes les personnes qui ont accès à la liste des agents. Un tutoriel vous détaille la gestion des comptes agents si vous souhaitez en apprendre plus à ce sujet.

Pour accéder à la page de modification de votre compte, aussi appelée "profil", cliquez sur l'image de profil tout en haut à droite du manager, puis sur "Mon compte".

 

Sur la page qui s'affiche, vous pourrez ajouter ou modifier les éléments suivants :

  • Votre image de profil : Cette image devra être au format PNG ou JPEG/JPG et devra faire moins de 5 Mo. Elle est destinée à s'afficher dans le manager uniquement, en haut à droite de la fenêtre et dans la liste des comptes qui ont accès au manager dans "Paramètres > Accès membres". Une image carrée de 100 x 100 est donc amplement suffisante.
  • Votre identité : Dans cette section, vous pourrez mettre à jour les informations que vous aviez indiquées lors de votre inscription. À savoir : votre prénom, votre nom et votre numéro de téléphone.
  • Votre adresse : Indiquez ici votre adresse postale personnelle.
  • Votre e-mail : Ici, vous pourrez mettre à jour votre adresse e-mail. Assurez-vous d'utiliser une adresse e-mail que vous consultez régulièrement, ce sera à cette adresse que vous recevrez toutes les notifications, comme celles des nouveaux rendez-vous.
  • Votre mot de passe : Si vous avez besoin de changer de mot de passe, vous pourrez le faire ici.
 
 

Comment paramétrer mon espace Madate ?

Avant de créer vos premiers services pour que vos clients puissent prendre rendez-vous, la première chose à faire est de s'occuper des réglages de votre espace : les informations générales, ainsi que la configuration des rendez-vous et des notifications.

 

Modifier les paramètres généraux

Paramètres généraux Madate

Pour configurer les informations générales de votre espace, cliquez sur "Paramètres", tout en bas du menu vertical à gauche, puis sur "Général", en haut du menu secondaire qui s'affiche.

Voici le détail des différentes sections proposées :

  1. Nom de l'espace : C'est le nom de votre espace Madate, il est affiché par défaut sur la page de prise de rendez-vous. Il s'agit généralement du nom de votre entreprise.
  2. Mon logo : C'est le logo de votre entreprise, il est affiché dans le manager pour représenter votre espace et est repris également sur la page de prise de rendez-vous destinée aux clients. Comme pour l'image de profil, une image dans un format carré de 100 x 100 est suffisante (PNG ou JPG).
  3. Adresse : C'est l'adresse de votre siège social, cette information peut être affichée publiquement.
  4. Fuseau horaire : À vérifier pour éviter les décalages horaires lors de la prise de rendez-vous depuis un autre pays.
  5. Contacts entreprises : Le téléphone et l'adresse e-mail à laquelle vos clients peuvent vous contacter si vous choisissez de les afficher publiquement.

Une fois ces informations mises à jour, pensez à les enregistrer en cliquant sur le bouton "Sauvegarder" en bas de page.

Modifier les paramètres généraux liés aux rendez-vous

Après les informations générales de votre espace, nous pouvons nous atteler aux paramètres dédiés aux rendez-vous.

Dans le menu vertical des Paramètres, cliquez sur "Rendez-vous" pour accéder à la page des réglages des rendez-vous.

Sur cette page, nous allons pouvoir configurer le comportement et les informations par défaut de tous les rendez-vous. Ces éléments pourront être ajustés lors de la création de vos services.

Configuration de la partie "Réglages"

  1. Réglages par défaut : Ici, vous allez pouvoir choisir :
    • L'État par défaut : "Approuvé" pour que les rendez-vous soient confirmés dès l'enregistrement, "En attente d'approbation" pour que les rendez-vous soient confirmés manuellement par un agent, et "En attente de paiement" si vous demandez un paiement pour valider le rendez-vous et que la transaction se déroule en dehors de Madate.
    • La Devise : Vous pouvez proposer des paiements en Euro, en Dollar ou en Livre.
    • Les horaires d'ouverture et de fermeture : Cela sera l'amplitude horaire pendant laquelle les rendez-vous pourront être proposés par défaut. Ces horaires sont affichés sur la page listant vos services aux clients.
    • Durée rendez-vous (min) : Ce sera la durée en minutes de vos rendez-vous par défaut, vous pouvez modifier cette valeur sur les services eux-mêmes si les durées sont variables.
    • Le Message d'annulation par défaut : Lorsque vous annulez un rendez-vous, vous pouvez ajouter un message à la notification qui est envoyée au client. Le message que vous renseignez ici sera proposé par défaut lors de cette annulation et vous pourrez le modifier complétement avant l'envoi.
  2. Emploi du temps par défaut : Dans cette partie, vous allez pouvoir définir les jours et les horaires par défaut où la prise de rendez-vous est possible. Ces paramètres peuvent être ajustés ensuite au niveau de chaque service directement.

Configuration de la partie "Espace rendez-vous"

  1. Lien public de l'espace : C'est le lien qui permet d'afficher la page avec tous vos services pour la prise de rendez-vous. Par défaut, ce lien a été créé en utilisant le nom de votre espace, mais vous pouvez le personnaliser si vous le souhaitez.
  2. Métadonnées : Ici, vous pouvez personnaliser les informations qui vont s'afficher dans les résultats des moteurs de recherche pour votre page de prise de rendez-vous. L'aperçu en bas de la section "Métadonnées" vous permet de voir comment devrait s'afficher votre page de prise de rendez-vous dans les résultats de recherche.
  3. Jours de fermetures : Si vous ne souhaitez pas proposer de rendez-vous certains jours, vous pouvez les ajouter ici, soit jour par jour, soit par périodes.
  4. Jours fériés : Si votre entreprise est fermée les jours fériés, vous pouvez activer cette option. Il n'est pas nécessaire, dans ce cas, d'ajouter les jours fériés dans les Jours de fermetures.
  5. Affichage sur l'espace : Activez l'option "Afficher l'adresse et les informations de contact" permet d'afficher l'adresse du siège social et les informations de contacts sur la page listant vos services aux clients (si renseignées dans "Paramètres > Général").

Paramétrer les notifications de mon espace

Paramètres des notifications sur Madate

Enfin, dans "Paramètres", puis "Notifications", vous pourrez configurer les e-mails automatiques de votre espace.

Dans le champ "Email recevant les notifications", indiquez une adresse e-mail qui recevra les notifications de l'espace. Si vous gérez votre activité à plusieurs, cela peut être pratique afin d'être averti des nouveaux rendez-vous en plus de l'agent assigné au service, par exemple.

Avec cet e-mail, vous pouvez activer des options pour être notifié lors d'actions des agents dans le manager pour :

  • Un rendez-vous qui a été pris par un membre de l'équipe
  • Un rendez-vous qui a été annulé par un membre de l'équipe

Mais, vous pouvez aussi être averti des actions des clients pour :

  • Un rendez-vous qui a été pris par un client
  • Un rendez-vous qui a été annulé par un client

Une autre question ? Contactez le support :

Contacter support Madate

Contacter le support

 

Les tutoriels disponibles :

Tutoriels prise de rendez-vous en ligne