Comment gérer son emploi du temps en ligne pour de la prise de rendez-vous avec Madate ?

Une bonne gestion de son planning est cruciale lorsque l'on propose de la prise de rendez-vous sur internet. Avec son calendrier, Madate centralise tous vos rendez-vous en un seul endroit, vous permettant d'avoir une vue d'ensemble de vos prochains engagements et/ou de ceux de vos collaborateurs.

Pour éviter que des rendez-vous ne soient pris lorsque l'on n'est pas disponible, il est important de paramétrer son emploi du temps avec soin et ce tutoriel est là pour vous y aider.

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Comment configurer l'emploi du temps de mon espace ?

L'emploi du temps de votre espace Madate va impacter l'ensemble de vos services.

Tout au long de ce tutoriel, nous prendrons l'exemple d'un salon de coiffure avec plusieurs coiffeurs. L'emploi du temps de l'espace devra être configuré pour correspondre aux horaires d'ouverture de l'établissement et seulement certains jours de la semaine, du lundi au samedi.

Pour paramétrer ce planning, rendez-vous dans les "Paramètres" du menu vertical, à gauche, et cliquez sur "Rendez-vous" dans le second menu.

Le salon de coiffure est ouvert de 9 heures à 19 heures, tous les jours du lundi au vendredi et ferme une heure plus tôt les samedis.

Dans les réglages par défaut, j'indique 9:00 dans le champ "Horaire d'ouverture" et 19:00 dans le champ "Horaire de fermeture". Les clients pourront alors prendre rendez-vous tous les jours pendant ce créneau.

Il reste à activer le samedi et à personnaliser ses horaires pour que le salon ferme à 18 heures au lieu de 19 heures. Dans la section "Emploi du temps par défaut", j'active le samedi et je clique sur le bouton "Horaires" pour ajouter le créneau personnalisé de 09:00 à 18:00.

Nous pouvons aussi imaginer que le salon peut être fermé entre 12:00 et 13:00. Dans ce cas, je clique sur les boutons "Horaires" de chaque jour activé pour ajouter une tranche horaire de 9:00 à 12:00 et une autre de 13:00 à 19:00 du lundi au vendredi et de 13:00 à 18:00 le samedi, ainsi la prise de rendez-vous sera disponible uniquement pendant ces créneaux.

Plus bas, sur la même page, il est possible de configurer des jours de fermetures et d'activer l'option "Établissement fermé les jours fériés ?" si le salon est fermé les jours fériés. De cette façon, un client ne prendra jamais rendez-vous lorsque le salon ne peut pas le recevoir.

Comment paramétrer l'emploi du temps d'un service et pourquoi ?

Pour un salon de coiffure, l'emploi du temps par défaut configuré dans la section ci-dessus peut être suffisant. Il n'y a donc pas toujours d'intérêt à personnaliser le planning d'un service si celui-ci utilise les mêmes créneaux que la configuration générale dans "Paramètres > Rendez-vous".

Cependant, supposons que notre salon propose un service de barbier uniquement le matin. Dans ce cas, notre espace disposera d'un service "Barbier" avec un emploi du temps personnalisé.

Pour réaliser cette configuration, nous modifions le service "Barbier" en cliquant sur "Services" dans le menu vertical. Puis, dans les paramètres du service, nous activons l'option "Emploi du temps" pour vérifier les jours où le service de barbier sera disponible et ajouter via les boutons "Horaires" le créneau unique du matin de 09:00 à 12:00.

Comme tous les horaires seront les mêmes, à l'ajout du premier, nous pouvons l'appliquer aux autres jours en cliquant sur le bouton "Appliquer à d'autres jours" et en sélectionnant les jours souhaités.

Enfin, une dernière option a son importance dans les paramètres d'un service pour gérer convenablement vos plannings. Il s'agit de l'option "Rendez-vous le jour même".

Cette fonctionnalité est activée par défaut et permet aux clients de prendre rendez-vous dans la journée s'il reste des créneaux disponibles. Si vous préférez que les rendez-vous soient pris au plus tôt la veille, il suffit de désactiver cette option.

Comment personnaliser l'emploi du temps d'un compte agent ?

Nous avons vu comment configurer le planning général de l'espace, comment personnaliser celui d'un service lorsque les disponibilités diffèrent de celles de l'espace, il reste maintenant à apprendre comment paramétrer l'emploi du temps de nos coiffeurs pour refléter leurs temps de travail.

Chaque coiffeur utilise un compte agent affecté à un ou plusieurs services. Nous allons prendre l'exemple d'un coiffeur qui ne travaille pas le samedi et commence à 9:00 pour finir à 17:00 après une pause d'une heure le midi.

Nous allons donc modifier le compte agent en cliquant sur "Agents" dans le menu vertical. Via l'onglet "Paramètres" du compte, nous activons l'Emploi du temps pour configurer les jours travaillés (du lundi au vendredi) en n'oubliant pas d'ajouter ses disponibilités via les boutons "Horaires" (9:00 - 12:00 et 13:00 - 17:00).

Toujours dans les paramètres du compte agent, nous pouvons ajouter des jours ou des périodes de congés en activant l'option "Période de congés", juste en dessous de l'Emploi du temps et en enregistrant les dates correspondantes.

Pour terminer, notez qu'il est possible de se passer de l'emploi du temps et des périodes de congés en gérant ses disponibilités directement depuis Google Agenda et en synchronisant ce service avec son compte agent.

Comment gérer son emploi du temps en ligne pour de la prise de rendez-vous avec Madate ?

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Comment paramétrer l'emploi du temps d'un service et pourquoi ?

Comment personnaliser l'emploi du temps d'un compte agent ?

Les tutoriels disponibles :