Comment définir son planning de disponibilité ?
Définissez d'abord les horaires d'ouverture de votre espace, jour par jour, puis ajoutez les fermetures, les jours fériés et les exceptions de chaque agent ou service. Dans Madate, le planning de disponibilité se règle dans Paramètres → Rendez-vous et seuls les créneaux qui passent toutes ces règles s'affichent sur votre page de réservation.
Info
Vous découvrez Madate ? Madate est un logiciel français de prise de rendez-vous en ligne. Vos clients réservent 24 h/24 sur une page à votre nom, selon les horaires que vous fixez, avec rappels par e-mail ou SMS et synchronisation Google Agenda. Voir le calendrier en ligne de Madate.
Dans quel ordre s'applique votre planning de disponibilité ?
Le planning de disponibilité de Madate combine trois niveaux : l'espace, l'agent et le service. Un agent est un membre de votre équipe qui reçoit des rendez-vous ; un créneau est une heure de début proposée au client. Un créneau n'est proposé que si aucune règle ne le bloque.
| Niveau | Où le régler | Ce qu'il règle | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|---|
| Espace | Paramètres → Rendez-vous | « Emploi du temps par défaut », « Jours de fermetures » (« Jour unique », « Périodes », « Heures »), « Jours fériés » | Un jour fermé pour l'espace est fermé pour tous les agents. Un jour férié personnalisé ferme toujours. |
| Agent | Agents → fiche de l'agent → onglet Paramètres | « Emploi du temps », « Périodes de congés », « Synchronisation agenda » | L'emploi du temps de l'agent remplace celui de l'espace, il ne s'y ajoute pas. Les événements de l'agenda Google synchronisé bloquent ses créneaux. |
| Service | Services → fiche du service → onglets Paramètres et Général | « Emploi du temps », « Rendez-vous le jour même », « Créneaux intermédiaires », « Jours de fermeture », « Heures de fermeture » | Le service ne peut que réduire les horaires : un créneau doit tenir en entier dans sa plage. |
Pour un jour donné, Madate vérifie dans cet ordre : fermeture du service, emploi du temps du service, fermeture de l'espace, jour férié, emploi du temps de l'espace, horaires des agents, congés des agents. La première règle qui ferme le jour l'emporte. Ensuite, chaque créneau est refusé s'il touche une heure de fermeture, un rendez-vous déjà pris, un congé ou un événement de l'agenda synchronisé.
Imaginez un cabinet d'ostéopathie avec deux praticiens, Claire et Hugo. L'espace est ouvert du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h. Claire a son propre emploi du temps le mardi, de 8 h à 20 h : ce jour-là, elle est réservable de 8 h à 20 h, pause de midi comprise, car son horaire remplace celui de l'espace. Hugo, sans emploi du temps propre, suit l'espace. Le samedi, l'espace est fermé : personne n'est réservable, même si Claire avait ouvert son samedi. Enfin, la « Séance enfant » de 45 minutes n'a qu'une plage, le mercredi de 9 h à 12 h. Avec un créneau toutes les 30 minutes, les départs proposés sont 9 h, 9 h 30, 10 h, 10 h 30 et 11 h. Le départ de 11 h 30 finirait à 12 h 15 : il n'est pas proposé. Le pas des créneaux et le nombre de places se règlent service par service : voir affiner les créneaux de rendez-vous.
Étape 1 sur 6
Réglez vos horaires dans Paramètres → Rendez-vous
L'« Emploi du temps par défaut » fixe les horaires d'ouverture de tout l'espace. C'est lui qui ouvre vos créneaux, pour tous les agents qui n'ont pas leur propre horaire.
- Ouvrez Paramètres → Rendez-vous, puis la carte Emploi du temps par défaut.
- Activez l'interrupteur de chaque jour travaillé. Un jour désactivé s'affiche « Fermé ».
- Cliquez sur Ajouter une plage et choisissez l'heure de début et de fin. La plage ajoutée commence à 09:00 et finit à 18:00, au pas de 15 minutes.
- Pour une pause déjeuner, ajoutez une deuxième plage le même jour : par exemple 09:00 à 12:00, puis 14:00 à 18:00.
- Recopiez une journée sur les autres avec Dupliquer : cochez les jours voulus, puis Appliquer.
- Cliquez sur Enregistrer. Madate affiche « Emploi du temps enregistré ».
Si rien n'est enregistré, Madate propose par défaut du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, et ferme le samedi et le dimanche.
Attention
Chaque carte de Paramètres → Rendez-vous a son propre bouton Enregistrer. Vous changez vos plages puis vous passez aux fermetures sans cliquer ? Vos nouveaux horaires ne sont pas pris en compte.
Étape 2 sur 6
Ajoutez vos jours de fermeture et vos jours fériés
Les « Jours de fermetures » bloquent une date, une période ou quelques heures pour tout l'espace. Les « Jours fériés » ferment les jours fériés que vous choisissez.
- Toujours dans Paramètres → Rendez-vous, descendez à la carte Jours de fermetures.
- Choisissez l'onglet :
- Jour unique : une date isolée (un pont, une formation). « Sélectionner une date », puis Ajouter.
- Périodes : des vacances, de la Date de début à la Date de fin, puis Ajouter.
- Heures : une fermeture exceptionnelle de quelques heures sur une date, avec Date, Début et Fin, puis Ajouter.
- Dans la carte Jours fériés, activez Établissement fermé les jours fériés ?. Cet interrupteur est désactivé par défaut : sans lui, vos clients peuvent réserver le 14 juillet.
- Décochez les jours fériés nationaux où vous restez ouvert. Les jours cochés sont fermés.
- Sous « Jours fériés personnalisés », cliquez sur Ajouter pour un jour régional ou propre à votre activité (fête patronale, Saint-Nicolas). La case Récurrent chaque année (même jour/mois) le reporte d'une année sur l'autre.
- Cliquez sur Enregistrer en bas de la carte Jours fériés.
Astuce
Un jour férié personnalisé ferme toujours votre espace, même si l'interrupteur « Établissement fermé les jours fériés ? » est désactivé. Pour rester ouvert ce jour-là, supprimez-le de la liste.
Toutes les options de fermeture, et ce qu'elles changent pour vos rendez-vous déjà pris : bloquer une fermeture exceptionnelle et les jours fériés.
Étape 3 sur 6
Personnalisez l'emploi du temps et les congés d'un agent
L'emploi du temps d'un agent sert quand un membre de l'équipe ne travaille pas aux horaires de l'espace : temps partiel, journée continue, soirée.
- Ouvrez le menu Agents, cliquez sur la carte de l'agent, puis sur l'onglet Paramètres.
- Dans la carte Emploi du temps, ouvrez les jours travaillés et saisissez les plages (« 09:30 à 12:00 »). Un jour sans plage s'affiche « Absent ».
- Ajoutez une plage avec Ajouter un créneau, puis cliquez sur Sauvegarder l'emploi du temps.
- Dans Périodes de congés, saisissez la Date de début et la Date de fin, puis Ajouter. Les congés se posent à la journée.
L'emploi du temps de l'agent remplace celui de l'espace pour cet agent. Il ne suit donc plus vos changements d'horaires de l'espace, sauf les jours que l'espace ferme complètement. Le détail de la fiche est dans le tutoriel modifier un agent et son planning.
Étape 4 sur 6
Limitez un service à certains horaires ou certains jours
Un service peut avoir ses propres horaires, plus restreints que ceux de l'espace : un atelier le mercredi matin, une consultation longue en fin de journée seulement.
- Ouvrez Services, cliquez sur le service, puis sur l'onglet Paramètres.
- Activez Emploi du temps (« Permet de définir un emploi du temps spécifique à ce service »), ouvrez les jours voulus, ajoutez les plages, puis Enregistrer. Un créneau doit tenir en entier dans une plage, durée du service comprise.
- Réglez Rendez-vous le jour même si vos clients peuvent réserver pour aujourd'hui, avec le Délai avant le premier rendez-vous de la journée, puis Enregistrer. Sans cette option, la réservation se fait au plus tôt le lendemain.
- Réglez Créneaux intermédiaires si besoin : par défaut, un créneau commence toutes les 30 minutes. Choisissez un autre pas, puis Enregistrer.
- Pour fermer ce seul service, ouvrez l'onglet Général : carte Jours de fermeture (une date, ou une période en cochant Période (date de début et fin)) et carte Heures de fermeture (une date, un début, une fin). Cliquez sur Ajouter.
Astuce
Madate n'a pas de temps de battement (pause automatique entre deux rendez-vous). Pour garder 15 minutes entre deux séances de 45 minutes, réglez Créneaux intermédiaires sur 1 h : les départs tombent à l'heure pile. Autre solution : allonger la durée du service.
Étape 5 sur 6
Connectez l'agenda Google ou Outlook de l'agent
La synchronisation d'agenda bloque les créneaux où l'agent a déjà un événement personnel : sortie d'école, rendez-vous médical, réunion.
- Ouvrez Agents, la fiche de l'agent, puis l'onglet Paramètres.
- Dans la carte Synchronisation agenda, cliquez sur Connecter à côté de Google Calendar ou d'Outlook Calendar. Un seul calendrier peut être actif à la fois.
- Avec Google, cochez les agendas à prendre en compte dans « Calendriers à vérifier pour les disponibilités ». Seuls les agendas cochés bloquent les créneaux.
Le détail est dans le tutoriel synchroniser Google Agenda avec vos rendez-vous.
Étape 6 sur 6
Vérifiez les créneaux sur votre page de réservation
Contrôlez le résultat comme un client, avant de partager votre lien.
- Ouvrez Services, cliquez sur un service, puis sur Page de réservation.
- Parcourez plusieurs jours : un jour fermé, un jour férié, un jour de congé d'un agent et un jour où un service a ses propres horaires.
- Ne validez aucune réservation : regarder les dates et les heures suffit.
Les heures affichées suivent le Fuseau horaire de l'espace (Paramètres → Général, Europe/Paris par défaut).
Si votre planning de disponibilité ne donne aucun créneau
Aucun créneau ne s'affiche pour un service
Vérifiez qu'au moins un agent est associé au service (fiche du service, onglet Agents). Sans agent, Madate ne propose aucun créneau. Vérifiez aussi que l'agent a des horaires ce jour-là et qu'il n'est pas en congé.
Un jour reste vide alors que l'espace est ouvert
Une plage plus courte que la durée du service ne donne aucun créneau : une plage de 9 h à 9 h 30 ne peut pas accueillir une séance de 45 minutes. Le dernier départ doit finir avant la fin de la plage : avec 9 h à 18 h et un service de 60 minutes, le dernier créneau commence à 17 h.
Les créneaux sautent ou laissent des trous
Avec un créneau toutes les 30 minutes et un service de 45 minutes, un rendez-vous de 9 h bloque le départ de 9 h 30 : le suivant est à 10 h. Réglez Créneaux intermédiaires sur 15 minutes pour enchaîner, ou sur la durée du service.
Un client a réservé pendant un rendez-vous personnel
L'agenda concerné n'est sans doute pas coché dans « Calendriers à vérifier pour les disponibilités ». Ouvrez la fiche de l'agent, onglet Paramètres, carte Synchronisation agenda, et cochez-le.
Questions fréquentes sur le planning de disponibilité
Peut-on fermer le midi dans son planning de rendez-vous en ligne ?
Oui. Dans Madate, ajoutez deux plages le même jour dans l'« Emploi du temps par défaut » : 09:00 à 12:00, puis 14:00 à 18:00. Aucun créneau n'est proposé entre les deux.
Fermer l'agenda pour des vacances annule-t-il les rendez-vous déjà pris ?
Non. Une fermeture, un congé d'agent ou un jour férié bloque les nouvelles réservations, mais garde les rendez-vous déjà pris. Déplacez-les ou annulez-les vous-même, voir reporter ou modifier un rendez-vous.
Les jours fériés sont-ils fermés automatiquement ?
Non. Dans Madate, l'interrupteur « Établissement fermé les jours fériés ? » est désactivé par défaut. Activez-le dans Paramètres → Rendez-vous, puis décochez les jours fériés où vous travaillez.
Un client peut-il réserver un rendez-vous pour le jour même ?
Oui, si vous activez « Rendez-vous le jour même » dans les paramètres du service. Le délai choisi fixe le temps minimum entre la réservation et le rendez-vous.
Chaque membre de l'équipe peut-il avoir ses propres horaires ?
Oui. L'emploi du temps de l'agent, dans sa fiche, onglet Paramètres, remplace celui de l'espace pour lui seul.
Le planning en ligne est-il inclus dans toutes les offres ?
Oui. L'emploi du temps, les fermetures, les jours fériés et les horaires par agent ou par service sont inclus dans toutes les offres, dès l'essai gratuit de 30 jours de l'offre Standard. Les offres supérieures ajoutent du volume et des fonctions, voir les offres Madate.
Vos horaires réglés une fois, vos clients réservent seuls
Ouvrez votre page de réservation avec 30 jours d'essai de l'offre Standard, puis choisissez l'offre qui suit votre activité.
30 jours d'essai sur l'offre Standard, sans obligation d'achat.