Comment modifier un agent et ses horaires dans Madate ?
Pour modifier un agent dans Madate, ouvrez le menu Agents et cliquez sur la carte du collaborateur. Sa fiche regroupe quatre onglets (Profil, Rendez-vous, Services, Paramètres) : l'onglet Paramètres porte l'emploi du temps, les congés, l'agenda synchronisé et les notifications de cet agent.
Info
Vous découvrez Madate ? Madate est un logiciel français de prise de rendez-vous en ligne. Chaque membre de votre équipe a son planning, ses services et ses rappels, et vos clients réservent 24 h/24 le bon créneau avec la bonne personne. L'agenda de chacun se synchronise avec Google Agenda ou Outlook. Voir le calendrier en ligne pour votre équipe.
Qu'est-ce qu'un agent dans Madate ?
Un agent, dans Madate, est un membre de votre espace qui reçoit des rendez-vous : vous, un salarié, un associé. Il est invité par e-mail. Il crée ou utilise son propre compte Madate, puis accepte l'invitation. Il n'existe pas d'agent sans compte.
Deux rôles existent : Manager et Agent. Le rôle se change dans Paramètres → Gestion des agents, pas sur la fiche de l'agent.
| Où se règle quoi | Fiche de l'agent | Paramètres → Gestion des agents | Fiche du service |
|---|---|---|---|
| Ce que vous y faites | Profil, emploi du temps, congés, agenda, notifications | Inviter, changer le rôle, retirer un agent | Associer l'agent au service |
| Chemin | Agents → carte de l'agent | Agents → Gérer les agents | Services → service → onglet Agents |
Étape 1 sur 5
Ouvrez la fiche de l'agent depuis le menu Agents
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Agents.
- Repérez la carte du collaborateur : photo, nom, e-mail et badge de rôle (Propriétaire - Manager, Manager ou Agent).
- Cliquez sur la carte. La fiche s'ouvre sur l'onglet Profil.
L'agent n'apparaît pas ? Il n'a sans doute pas encore accepté l'invitation : il attend dans Paramètres → Gestion des agents → onglet Invitations.
Étape 2 sur 5
Complétez le profil public de l'agent (onglet Profil)
- Dans le bloc Informations, complétez Prénom, Nom, Téléphone, Bio et LinkedIn.
- Remplissez au besoin Nom d'affichage public (optionnel). Ce nom remplace le vrai nom sur les pages de réservation publiques, par exemple « Julie, praticienne » au lieu du nom complet.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Profil mis à jour » confirme.
- Pour la photo de profil, cliquez sur la photo en haut de la fiche (Modifier). Pour d'autres images, utilisez Photos supplémentaires → Ajouter une photo.
La fiche agent n'a pas de champ e-mail : l'adresse est celle du compte Madate de la personne.
Attention
Le profil suit la personne, pas l'espace. Le nom, la photo et la bio de l'agent viennent de son profil Madate. Une modification vaut pour tous les espaces dont il est membre. Pour changer seulement ce que voient vos clients, utilisez Nom d'affichage public.
Étape 3 sur 5
Associez l'agent à ses services (fiche du service → Agents)
Un agent associé à aucun service n'est jamais proposé à vos clients. L'association se fait depuis la fiche du service, pas depuis celle de l'agent.
- Ouvrez Services et cliquez sur le service concerné.
- Ouvrez l'onglet Agents.
- Dans Ajouter un agent, choisissez le collaborateur dans Sélectionner un agent, puis cliquez sur Ajouter.
- Vérifiez le résultat sur la fiche de l'agent, onglet Services : la liste affiche ses services avec durée, prix et catégorie.
L'agent reçoit un e-mail quand vous l'associez à un service. Pour le retirer, cliquez sur l'icône de retrait à côté de son nom dans Agents associés. Le détail des réglages d'un service est dans le tutoriel créer et modifier un service.
Étape 4 sur 5
Réglez le planning de l'agent : emploi du temps et congés
Par défaut, un agent suit l'emploi du temps de l'espace (Paramètres → Rendez-vous → Emploi du temps par défaut). Donnez-lui ses propres horaires quand il ne travaille pas aux mêmes heures que le reste de l'équipe.
- Sur la fiche de l'agent, ouvrez l'onglet Paramètres.
- Dans Emploi du temps, réglez chaque jour de la semaine. Ajoutez une plage avec Ajouter un créneau (par exemple 09:30 à 12:00 puis 14:00 à 18:00). Un jour sans plage s'affiche Absent.
- Cliquez sur Sauvegarder l'emploi du temps. Sans ce clic, rien n'est enregistré.
- Dans Périodes de congés, saisissez une Date de début et une Date de fin, puis cliquez sur Ajouter. Les congés se posent à la journée.
Attention
L'horaire de l'agent remplace celui de l'espace. L'emploi du temps de l'agent ne s'ajoute pas à celui de l'espace : il le remplace. Imaginez un agent ouvert de 8 h à 20 h un jour où l'espace ouvre de 9 h à 18 h : vos clients pourront le réserver de 8 h à 20 h. Seule exception, un jour fermé dans l'emploi du temps de l'espace reste fermé pour tous. Et des congés posés n'annulent pas les rendez-vous déjà pris sur la période : déplacez-les vous-même.
Les règles complètes (fermetures, jours fériés, créneaux) sont dans le tutoriel définir son planning de disponibilité.
Étape 5 sur 5
Réglez le téléphone, l'agenda et les notifications de l'agent
Toujours dans l'onglet Paramètres de la fiche agent :
- Téléphone portable : le numéro sert aux rappels SMS sur cet espace (rappels SMS disponibles avec l'option SMS). Laissez Téléphone pour cet espace (optionnel) vide pour garder le Téléphone principal (depuis mon profil), ou saisissez un autre numéro, puis cliquez sur Sauvegarder.
- Synchronisation agenda : cliquez sur Connecter en face de Google Calendar ou d'Outlook Calendar. Un seul calendrier peut être actif à la fois par agent. La marche complète est dans le tutoriel synchroniser Google Agenda avec vos rendez-vous.
- Notifications par email : cochez les e-mails que l'agent veut recevoir (Un rendez-vous vous a été attribué, Un rendez-vous a été annulé, Un rendez-vous a été pris par un client, Un rendez-vous a été annulé par un client). Les quatre sont activées au départ. Cliquez sur Sauvegarder les préférences.
Astuce
Un numéro par espace. Le Téléphone pour cet espace est le seul réglage de la fiche propre à un espace. Pratique pour un praticien qui exerce dans deux cabinets avec deux numéros professionnels.
Quel rôle faut-il pour modifier un agent ?
Pour modifier la fiche d'un collaborateur, connectez-vous avec un rôle Manager (le propriétaire de l'espace est Manager). Seul un Manager accède aux Paramètres, change les rôles et associe un agent à un service.
Le bloc Droits des rôles, sous la liste des agents, détaille ce que chaque rôle peut faire dans l'espace. Le choix du rôle et ses conséquences sont expliqués dans le tutoriel inviter un collaborateur et choisir son rôle.
Si la modification d'un agent ne fonctionne pas
L'agent n'est pas proposé sur la page de réservation
Vérifiez trois points. D'abord, l'agent est associé au service (fiche du service, onglet Agents). Son emploi du temps a des plages ce jour-là. Il n'est pas en congé sur la date choisie.
Ses nouveaux horaires ne s'affichent pas
Les horaires de l'agent ne sont enregistrés qu'après un clic sur Sauvegarder l'emploi du temps. Vérifiez aussi que l'espace n'est pas fermé ce jour-là dans Paramètres → Rendez-vous : un jour fermé pour l'espace l'est pour tous les agents.
Le bouton pour ajouter un agent est introuvable
Sur la page Agents, le bouton Ajouter un agent n'apparaît que si l'espace n'a encore aucun agent. Sinon, cliquez sur Gérer les agents puis Inviter un agent.
Vous ne pouvez pas changer le rôle d'un agent
Un espace doit toujours garder au moins un Manager. Madate refuse de rétrograder ou de supprimer le dernier Manager de l'espace : nommez d'abord un autre Manager.
Questions fréquentes sur la gestion des agents
Combien d'agents puis-je ajouter à mon espace ?
Toutes les offres de Madate comptent des utilisateurs illimités, essai gratuit de 30 jours compris. Les limites de chaque offre sont détaillées sur la page offres et tarifs de Madate.
Un agent peut-il avoir des horaires différents du reste de l'équipe ?
Oui. L'onglet Paramètres de la fiche agent porte un Emploi du temps propre à cet agent, jour par jour, avec plusieurs plages possibles. Cet horaire remplace celui de l'espace pour cet agent.
Que se passe-t-il quand je retire un agent de l'espace ?
L'agent retiré n'a plus accès à l'espace et ses associations aux services disparaissent. Ses rendez-vous restent dans votre agenda : aucun n'est annulé ni réattribué automatiquement. Pour le faire revenir, il faut l'inviter à nouveau.
Les congés d'un agent annulent-ils ses rendez-vous ?
Non. Les Périodes de congés bloquent les nouvelles réservations sur ces dates, mais les rendez-vous déjà pris restent en place. Reportez-les ou attribuez-les à un collègue depuis la fiche du rendez-vous.
Puis-je relier deux agendas, Google et Outlook, au même agent ?
Non. Chaque agent relie un seul calendrier externe à la fois : Google Calendar ou Outlook Calendar. Chaque collaborateur de l'équipe peut en revanche relier le sien.
Mes clients voient-ils le vrai nom de l'agent ?
Par défaut, oui : la page de réservation affiche le prénom et le nom de l'agent. Remplissez Nom d'affichage public dans l'onglet Profil pour afficher un autre nom à vos clients.
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